Onderhandelen is een kunst die vaak verkeerd wordt begrepen. We denken vaak dat het gaat om winnen of verliezen, om het krijgen van jouw zin ten koste van de ander. Maar zoals William Ury en Roger Fisher, oprichters van het Harvard Negotiation Project en auteurs van het boek Getting to Yes, duidelijk maken, is deze benadering niet alleen ineffectief, maar leidt het ook tot verstoorde relaties. In deze post deel ik de belangrijkste lessen uit hun boek en geef ik praktische tips om elke onderhandeling tot een succes te maken.
Wat is een goede onderhandeling?
Een succesvolle onderhandeling draait niet om het verdelen van de taart 50/50 of om het doordrukken van je eigen wil. Het is ook niet de vraag wie er wint of verliest. Zoals Ury en Fisher benadrukken: als je al denkt aan winnen, dan heb je eigenlijk al verloren. Onderhandelen gaat over het vinden van een oplossing die beide partijen tevreden stelt zonder de relatie te schaden.
Voorbeeld: De bibliotheek en het raam Twee mannen discussiëren in een bibliotheek. De één wil het raam open voor frisse lucht, terwijl de ander het raam dicht wil houden om te voorkomen dat zijn papieren wegwaaien. De bibliothecaris luistert naar beide mannen en besluit het raam in een andere kamer te openen. Zo krijgt de ene man zijn frisse lucht en de andere man houdt zijn papieren op hun plaats. Dit is een voorbeeld van een onderhandeling die niet draait om compromissen, maar om het vinden van een creatieve oplossing die beide partijen tevreden stelt.
Het 4-stappen Framework voor Effectieve Onderhandelingen
Om in onderhandelingen tot dergelijke oplossingen te komen, kun je gebruik maken van een vier-stappen framework dat ik hieronder uitleg.
1. Focus op belangen, niet op posities
Bij onderhandelingen is het gemakkelijk om je vast te bijten in je positie: wat jij wilt en hoe je dat wilt bereiken. Maar zoals het voorbeeld van de twee mannen in de bibliotheek laat zien, schiet je hier vaak niets mee op. Het is effectiever om te focussen op de onderliggende belangen – de redenen waarom mensen willen wat ze willen.
Hoe je dit doet:
- Stel vragen zoals: “Waarom wil je dit?” en “Wat is er voor jou belangrijk?”
- Probeer hun perspectief te begrijpen en bespreek deze belangen openlijk. Dit bevordert wederzijds begrip en vergroot de kans dat de andere partij bereid is naar jouw belangen te luisteren.
2. Gebruik eerlijke normen
Zelfs als je goed begrijpt wat de andere partij wil, kunnen er conflicten ontstaan. Denk aan de situatie waarin je een lagere huurprijs wilt, maar de verhuurder een hogere prijs eist. In plaats van in een patstelling terecht te komen, kun je gebruik maken van objectieve criteria om tot een beslissing te komen.
Hoe je dit doet:
- Zoek naar eerlijke en objectieve standaarden, zoals marktprijzen of wettelijke vereisten.
- Stel voor om samen te kijken naar regels of normen die op de situatie van toepassing zijn. Dit verlegt de focus van persoonlijke wensen naar wat objectief juist is.
3. Bedenk opties voor wederzijds voordeel
Het is verleidelijk om simpelweg compromissen te sluiten, maar dit leidt vaak tot suboptimale oplossingen. Zoals het voorbeeld van de kinderen die een sinaasappel delen laat zien, kan het mogelijk zijn om een oplossing te vinden waarbij beide partijen krijgen wat ze echt willen.
Hoe je dit doet:
- Brainstorm met de andere partij over mogelijke oplossingen zonder direct te oordelen.
- Creëer een informele sfeer om ideeën de vrije loop te laten.
- Zoek naar creatieve manieren om verschillen te benutten in plaats van ze als obstakels te zien.
4. Scheid de persoon van het probleem
Een onderhandeling kan snel persoonlijk worden. Wanneer je gefrustreerd raakt, is het gemakkelijk om de andere persoon aan te vallen in plaats van je te concentreren op het probleem. Dit leidt vaak tot escalaties en beschadigt de relatie.
Hoe je dit doet:
- Visualiseer een lijn die de persoon scheidt van het probleem. Wees vriendelijk en begripvol naar de persoon, maar resoluut over het probleem.
- Bouw vóór de onderhandeling al een relatie op met de andere partij. Dit maakt het makkelijker om samen te werken en voorkomt dat je onbewust de ander aanvalt.
Wat als de andere partij niet eerlijk speelt?
Soms zal de andere partij niet volgens deze eerlijke regels spelen. Ze kunnen oneerlijke tactieken gebruiken, persoonlijk worden of simpelweg meer macht hebben. Hoe ga je hiermee om?
Oneerlijke tactieken:
- Herken en benoem ze. Door bijvoorbeeld te zeggen: “Het lijkt alsof jullie een goed-cop-slecht-cop spelletje spelen,” kun je de effectiviteit van deze tactieken verminderen.
Machtsverschil:
- Ontwikkel je BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement). Als je weet dat je andere opties hebt, sta je sterker in de onderhandelingen.
Persoonlijke aanvallen:
- Gebruik “onderhandelings-jujitsu” om hun aanvallen te ontwijken en de focus terug te brengen naar het probleem. Vraag bijvoorbeeld: “Als jij in mijn schoenen stond, wat zou jij dan doen?”
Conclusie
Een succesvolle onderhandeling is geen gevecht, maar een samenwerking. Zoals in het verhaal over het Amerikaanse gezin dat frisbee speelt in Londen en gevraagd wordt wie er wint: in onderhandelingen, net als in een huwelijk, is het winnen van de discussie niet het doel. Het gaat erom samen een oplossing te vinden die voor beide partijen werkt.
Volgende keer dat je in een onderhandeling zit, probeer dan deze vier stappen toe te passen. Focus op de belangen, gebruik eerlijke normen, bedenk creatieve oplossingen en scheid de persoon van het probleem. Zo creëer je win-win situaties die niet alleen het conflict oplossen, maar ook de relatie versterken.