De bouwsector heeft de laatste jaren een verschuiving doorgemaakt naar meer samenwerking en integrale projectaanpakken. Een veelgehoorde methode is het werken met bouwteams. Het lijkt een logische keuze voor projecten waar samenwerking tussen opdrachtgever, ontwerper en aannemer essentieel is. Maar schuilt er achter de keuze voor een bouwteam altijd een gedeeld begrip over wat deze werkvorm inhoudt? Helaas niet. Dit artikel belicht de valkuilen én geeft praktische adviezen om bouwteams effectiever te maken.
Bouwteams: één term, tien interpretaties
Vraag aan tien mensen wat een bouwteam is, en je krijgt waarschijnlijk tien verschillende antwoorden. Voor sommigen betekent het dat de opdrachtgever sterk betrokken blijft in de ontwerpfase, terwijl anderen ervan uitgaan dat de aannemer alles oppakt, met minimale bemoeienis van de opdrachtgever. Tussen deze extremen liggen talloze varianten. Het ontbreken van een uniforme definitie leidt vaak tot misverstanden, frustraties en in het ergste geval projectvertragingen en budgetoverschrijdingen.
Een bouwteam is meer dan een samenwerkingsovereenkomst. Het is een werkvorm die vereist dat alle betrokkenen vooraf duidelijk afstemmen wie welke rol vervult, waar de verantwoordelijkheden liggen en hoe intensief de samenwerking moet zijn. Zonder deze basis eindigen veel bouwteams in verwarring en teleurstelling.
Verwachtingen afstemmen vanaf de uitvraag
Een goede basis begint al bij de uitvraag. Veel opdrachtgevers onderschatten de waarde van een heldere beschrijving van hun eigen rol en betrokkenheid. Hoeveel tijd kan en wil het opdrachtgeversteam investeren in de ontwerpfase? Waar ligt de grens tussen meekijken, meebeslissen en zelf meters maken?
Bijvoorbeeld: schrijf je als aannemer in op een project waar de opdrachtgever zelf ontwerpen wil bijdragen? Of verwacht de opdrachtgever dat jij als aannemer volledig verantwoordelijk bent voor ontwerp en uitvoering? Dit soort vragen maken een wereld van verschil in de benodigde capaciteit en samenwerking.
Praktische tip: Maak in de uitvraag expliciet wat je als opdrachtgever verwacht van de aannemer, maar ook wat de aannemer van jou kan verwachten. Een paar extra uren aan overleg en documentatie in de startfase kunnen weken aan frustratie en herwerk in de uitvoeringsfase besparen.
Samenwerken als gunningscriterium
Steeds vaker wordt ‘samenwerking’ als gunningscriterium toegevoegd aan aanbestedingen. Dat klinkt mooi, maar hoe meet je samenwerking? En wat betekent het in de praktijk?
Een samenwerkingsplan kan een goed startpunt zijn, maar woorden op papier bouwen geen vertrouwen. Koplopers in de sector erkennen dit en richten zich op de menselijke interactie: gesprekken, workshops en simulaties die inzicht geven in hoe partijen werkelijk samenwerken.
Advies voor opdrachtgevers: Organiseer tijdens de aanbestedingsfase interactieve sessies waarbij teams gezamenlijk aan een fictief of echt vraagstuk werken. Hiermee krijg je niet alleen inzicht in hun technische expertise, maar ook in hoe ze samenwerken, communiceren en omgaan met onverwachte situaties.
Heldere afspraken bij UAV-GC-projecten
Bij UAV-GC-projecten (Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde Contractvormen) zijn de rollen duidelijk: de opdrachtgever stelt de vraagspecificatie op en de opdrachtnemer is verantwoordelijk voor ontwerp en uitvoering. Maar zelfs bij deze vorm ontstaan regelmatig discussies over verantwoordelijkheden, vooral wanneer de opdrachtgever toch meer controle wil houden.
Drie belangrijke principes voor UAV-GC-projecten:
- De opdrachtnemer is in de lead. De opdrachtnemer wordt ingehuurd om ontwerp en uitvoering op zich te nemen en moet hiervoor de ruimte krijgen. Proactief handelen is hierbij essentieel.
- De opdrachtgever faciliteert en monitort. Het monitoren van processen en resultaten is belangrijk, maar zonder in de schoenen van de opdrachtnemer te gaan staan. Dit vraagt om vertrouwen en wederzijdse proactiviteit.
- Heldere verwachtingen. Veel problemen ontstaan doordat partijen andere verwachtingen hebben. Neem de tijd om deze vooraf te bespreken en vast te leggen.
Voorkom verrassingen: investeer in de start
Veel projecten starten met het idee dat alles wel duidelijk is. Toch blijken tijdens de uitvoering vaak essentiële vragen onbeantwoord, wat kan leiden tot vertragingen en financiële tegenvallers. Het is daarom cruciaal om in de startfase te investeren in:
- Helderheid over de scope. Zorg dat alle partijen exact weten wat de omvang van het project is en welke eisen gelden.
- Een gezamenlijk plan van aanpak. Werk dit plan samen uit en zorg dat het voor iedereen duidelijk en werkbaar is.
- Teamoverleggen bij faseovergangen. Elk teamlid moet weten wat er in de volgende fase van hem/haar verwacht wordt.
Bouwteams zonder teleurstellingen
Voordat je aan een bouwteam begint, stel jezelf als opdrachtgever de volgende vragen:
- Wat verwacht ik van het bouwteam qua samenwerking en resultaat?
- Hoeveel tijd en capaciteit heeft mijn team om bij te dragen?
- Wil ik als opdrachtgever actief ontwerpen of enkel toetsen?
- Wat mag de aannemer van ons verwachten qua ondersteuning en besluitvorming?
Als aannemer is het belangrijk om al tijdens de aanbesteding deze vragen te stellen aan de opdrachtgever. Een goede aannemer neemt een proactieve houding aan, niet alleen in ontwerp en uitvoering, maar ook in het afstemmen van verwachtingen.
Meer lezen over bouwteams? Bekijk de Handreiking Bouwteams van PIANOo.
Samen bouwen aan vertrouwen
Samenwerken in de bouw draait niet alleen om technische kennis, maar vooral om vertrouwen. Vertrouwen ontstaat door duidelijke communicatie, transparantie en wederzijds respect. Bouwteams en UAV-GC-projecten bieden kansen om deze samenwerking te versterken, mits er vanaf het begin geïnvesteerd wordt in het afstemmen van verwachtingen.
Door open gesprekken, interactieve sessies en heldere afspraken voorkom je verrassingen en leg je de basis voor succesvolle projecten.
Laten we samen bouwen aan een betere manier van samenwerken in de bouw.