Infrastructuurprojecten zoals spoorwegen, vliegvelden en energiecentrales zijn vaak complex en risicovol. Hoewel risicomanagement binnen deze projecten niet nieuw is, blijken veel projecten toch regelmatig de gestelde doelen in tijd en budget niet te halen. Hoe komt dat? En nog belangrijker, hoe is dit te voorkomen?
Dit artikel, gebaseerd op een webinar van het Institute of Risk Management, belicht de belangrijkste uitdagingen en strategieën rondom risicomanagement in infrastructuurprojecten. Laten we samen kijken naar de oorzaken van problemen en hoe een goed opgezet risicomanagementsysteem kan helpen deze te minimaliseren.
De gevolgen van gebrekkig risicomanagement
Er zijn tal van voorbeelden van mislukte infrastructuurprojecten. Denk bijvoorbeeld aan het Schotse parlement, dat opliep van een geschatte 40 miljoen pond naar meer dan 400 miljoen, of de Kanaaltunnel, waarvan de kosten meer dan verdubbelden. Wat vaak terugkomt in deze projecten is “optimism bias”: de neiging om te geloven dat het project sneller, goedkoper en zonder noemenswaardige problemen zal verlopen, terwijl de realiteit anders uitpakt.
Een onderzoek van de National Audit Office in het Verenigd Koninkrijk toont aan dat veel infrastructurele projecten mislukken door slecht gedefinieerde projectdoelen, gebrekkige planning en communicatie, en onrealistische tijdschema’s. Deze factoren leiden niet alleen tot vertragingen, maar ook tot hogere kosten en een gebrek aan vertrouwen tussen stakeholders.
Risico’s binnen infrastructuurprojecten
Er zijn meerdere risicofactoren die infrastructuurprojecten bemoeilijken. Allereerst is er de onzekerheid rond projectomvang, -samenstelling en -planningen. Zo worden projecten vaak uitgebreid of aangepast terwijl ze al in uitvoering zijn, wat zorgt voor vertragingen en kostenoverschrijdingen. Een ander veelvoorkomend probleem is de gebrekkige samenwerking en het vertrouwen tussen aannemers en projectleiders. In plaats van openlijk samen te werken, is er vaak sprake van wantrouwen, wat de voortgang van het project belemmert.
Bovendien zijn infrastructuurprojecten gevoelig voor externe invloeden, zoals wijzigingen in regelgeving of marktomstandigheden. Bijvoorbeeld, schommelingen in de kosten van grondstoffen of vertragingen in de toeleveringsketen kunnen grote gevolgen hebben voor het project.
Effectief risicomanagement: de basisprincipes
Een goed risicomanagementsysteem begint met het definiëren van duidelijke projectdoelen. Deze doelen moeten in lijn zijn met de risicobeheersingsdoelen om een effectieve strategie te kunnen ontwikkelen. Bijvoorbeeld, als het doel is om een project binnen een bepaald tijdsbestek af te ronden, dan moeten de risicomanagementactiviteiten daarop worden afgestemd.
Het is ook cruciaal om de betrokkenen bij het project, zoals opdrachtgevers, werknemers en partners, bewust te maken van de risico’s en hun rol in het beheersen van die risico’s. Dit vraagt om duidelijke communicatie en samenwerking tussen alle partijen.
Een ander belangrijk aspect is het uitvoeren van kwantitatieve risicoanalyses (QRA). Hierbij zijn mogelijke risico’s gemodelleerd om de impact op kosten en tijdsduur van een project beter te begrijpen. Deze methode helpt projectmanagers om prioriteiten te stellen en middelen te richten op de belangrijkste risico’s.
Lees ook: Risicomanagement: een onmisbare vaardigheid in projectmanagement
Optimisme aanpakken
Optimism bias, oftewel het overschatten van het vermogen om een project op tijd en binnen budget te voltooien, is een veelvoorkomende valkuil. Een effectieve manier om dit te bestrijden, is het gebruik van zogenaamde “pre-mortems”. Dit houdt in dat het team zich voorstelt dat het project al is afgerond, en terugkijkt op welke problemen tot mislukking hebben geleid. Dit helpt teams om proactief risico’s te identificeren en te mitigeren voordat ze zich voordoen.
Daarnaast is het belangrijk om te werken met realistische inschattingen van kosten en tijd. Door een kwantitatieve risicomodel te gebruiken, kunnen projectmanagers niet alleen een beter beeld krijgen van mogelijke kostenoverschrijdingen, maar ook van de tijdsimpact van bepaalde risico’s. Deze informatie stelt hen in staat om scenario’s te plannen en tijdige beslissingen te nemen.
Kwaliteit boven kwantiteit
Een andere valkuil in risicomanagement is dat er te veel nadruk is gelegd op het aantal geïdentificeerde risico’s, in plaats van op de kwaliteit van de risicobeheersingsmaatregelen. Het is vaak effectiever om te focussen op de belangrijkste risico’s en daar gerichte maatregelen voor te treffen, in plaats van een lange lijst van risico’s te beheren waar weinig tegen gedaan kan worden. Dit betekent dat het team prioriteit moet geven aan de risico’s die ze daadwerkelijk kunnen beïnvloeden.
Continu leren en verbeteren
Een ander cruciaal onderdeel van succesvol risicomanagement is het constant evalueren en leren van eerdere projecten. In veel gevallen zijn lessen pas aan het einde van een project geëvalueerd, terwijl het juist nuttig zou zijn om deze evaluaties gedurende het hele project uit te voeren. Dit stelt het team in staat om tijdig aanpassingen te doen en fouten niet te herhalen in de volgende fases van het project.
Het documenteren van succesvolle en mislukte risicobeheersingsmaatregelen kan niet alleen toekomstige projecten helpen, maar ook andere teams en organisaties die aan soortgelijke projecten werken.
Het belang van samenwerking en vertrouwen
Een van de belangrijkste factoren voor succesvol risicomanagement is samenwerking en vertrouwen tussen alle betrokkenen. Hoewel er al vooruitgang is geboekt, blijft een gebrek aan vertrouwen vaak een obstakel. Dit gebrek aan vertrouwen kan voortkomen uit verschillende bronnen, zoals eerdere mislukkingen of miscommunicatie.
Een oplossing hiervoor is het bevorderen van transparantie in het risicomanagementproces. Door alle betrokken partijen regelmatig op de hoogte te houden van de voortgang, risico’s en genomen maatregelen, vergroot je het vertrouwen en verbeter je de samenwerking.
Het belang van dashboarding en rapportage
Risicomanagement is alleen effectief als de juiste informatie op het juiste moment wordt gedeeld met de juiste personen. Vaak blijft informatie steken op projectniveau en bereikt het senior management niet, waardoor zij niet in staat zijn om belangrijke beslissingen te nemen. Een duidelijke en overzichtelijke rapportage, bijvoorbeeld in de vorm van dashboards, kan hierbij helpen.
Dashboards kunnen senior management voorzien van een samenvatting van de belangrijkste risico’s en geven hen de tools om geïnformeerde beslissingen te nemen. Dit betekent dat de rapportage niet alleen moet focussen op de grootste risico’s, maar ook op de risico’s die extra aandacht vereisen of aan het verslechteren zijn.
Conclusie
Effectief risicomanagement is essentieel voor het succes van infrastructuurprojecten. Door optimisme te bestrijden, te focussen op kwaliteit boven kwantiteit en continu te leren van eerdere projecten, kunnen risico’s beter beheerst worden. Het belangrijkste is echter samenwerking en vertrouwen tussen alle betrokkenen. Met een sterke risicomanagementcultuur kan een project binnen tijd en budget worden opgeleverd, zelfs in de meest complexe infrastructuuromgevingen.
Het implementeren van deze strategieën vereist niet alleen technische vaardigheden, maar ook sterke communicatieve vaardigheden en de bereidheid om samen te werken en te leren.